Eigentlich ist das neue Jahr schon voll im Gange und das Thema Jahres- und Zielplanung wurde meist schon im Dezember angegangen. Warum schreibe ich erst jetzt darüber?

Eine Jahresplanung muss man nicht immer zu Beginn des Jahres machen! Wenn ich zu einem späteren Zeitpunkt – vielleicht März – beschließe einen Jahresplan zu erstellen, dann habe ich halt einen 9-Monats-Plan. Aber wen stört das? Das Entscheidende ist: Beginnen und Machen!

Ein Plan kann oder soll Dein Leben steuern, Deinen Weg bestimmen und Dir Sicherheit geben, in den Dingen, die Du tust oder tun willst.

Es ist ein „Entwurf“, ein „Grundriss“, ein „Vorhaben“ oder eine „Absicht“. Mir gefällt die Übersetzung aus dem Lateinischen wesentlich besser. Dies ruft ein ganz tolles und anschauliches Bild hervor. Im Lateinischen heißt „plantäre“ pflanzen. Wenn ich im Frühjahr Samen säe, dann kann ich im Herbst ernten. Dies setzt aber wirklich voraus, dass ich den Plan „im Frühjahr säen“ auch umsetze. Ansonsten ist es relativ schwierig, im Herbst das Ergebnis zu sehen.

Ein Plan ist wie ein Leitfaden für das Erreichen Deiner Ziele. Damit Du die Schritte zum Ziel sicher gehen kannst und dabei keinen Schritt vergisst.

Ich bin immer hin und her gerissen, was Planung betrifft. Eigentlich mag ich langfristige Planung gar nicht.

In einzelnen kleinen Teilschritten bzw. in einem überschaubaren Rahmen habe ich kein Problem damit. Aber für ein komplettes Jahr?

Zuviel unvorhergesehene Dinge kommen hinzu oder durch Zufall entwickelt sich mein Weg in eine komplett andere Richtung, die ich anfangs gar nicht bedacht habe.

Ein zu fester Plan dämpft vielleicht meine Reaktionsfreude auf tolle neue Sachen. Die Kreativität bleibt auf der Strecke, die Freiheit einfach mal etwas Neues auszuprobieren, geht verloren, wenn alles hoffnungslos durchstrukturiert ist.

Seitdem suche ich nach einer „Lockeren Struktur“, wo noch genügend Spielraum ist. Spielraum für ungeplante neue Sachen. Spielraum, wo ich gesetzte Pläne einfach über den „Haufen“ werfen kann, weil sie nicht mehr in das Konzept passen oder sich falsch anfühlen. Deshalb versuche ich, so viel wie möglich flexibel zu bleiben.

In der Projektarbeit nennt man diese Methode nicht ohne Grund „agil“. Man setzt sich ein (grobes) Gesamtziel und plant in kleinen Schritten immer nur so weit im Detail, wie man auch „sehen“ kann. Dadurch erhält man genau die Flexibilität, die nötig ist, um auf Unvorhergesehenes bestmöglich zu reagieren, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.

Am eigenen Unternehmen zu arbeiten bedeutet, dass ich als Unternehmer eine Vision davon habe. Eine Vision wo es hingehen soll. Welche Zielgruppen ich ansprechen will bzw. welchen speziellen Nutzen ich bieten will.

Wenn ich nun weiß, wie meine Vision aussieht, dann ist die Planung eines der wichtigsten Instrumente auf dem Weg dort hin.

Sie zwingt mich, die nächsten notwendigen Schritte zur Realisierung dieser Vision zu bestimmen. Es geht darum, denn Weg zu Deiner Vision zu beschreiben und damit gangbar zu machen.

Überlegungen, wie:

Welche Fähigkeiten brauche ich dazu?
Kann ich alles allein leisten?
Brauche ich Hilfe?

Spielen dabei eine große Rolle.

Ich schaffe mir damit eine klare Orientierung und stecke meinen Weg ab, damit ich mich nicht im Alltag verliere und auf der gleichen Stelle stehen bleibe. Denn Ziel jedes Unternehmers (egal ob KMU oder Selbständiger) ist das Vorwärtskommen und die ständige Weiterentwicklung.

Bevor ich mich in die tiefere Planung stürze, beantworte ich mir immer wieder aufs Neue, die eine Frage:
WARUM?

Warum tue ich, was ich tue? Was ist meine Motivation?

Das WARUM ist mein Motivator, wenn es mal schwierig wird und die ersten Hürden kommen. Es hilft mir, an der Sache wirklich dran zu bleiben und meine große Vision zu leben.

Dein WARUM geht allen Zielen voran und dient Dir als Wegweiser.

1. Vor der Planung kommt der Rückblick

Ein wichtiger Schritt für die Planung ist, das vergangene Jahr einfach Revue passieren zu lassen und sich die richtigen Fragen zu stellen.

Fragen wie:

• Habe ich meine gesteckten Ziele erreicht? Wenn nicht, woran lag es?
• Sind die Gesamtziele aus heutiger Sicht noch wichtig und sinnvoll?
• Sollte ich mein Zielbild vielleicht an die veränderten Gegebenheiten anpassen?
• Was lief gut? Was habe ich erreicht?
• Was lief nicht so gut und warum nicht?
• Was müsste verbessert werden?
• Was hat mich in diesem Jahr so richtig weitergebracht? Was hat dazu beigetragen, dass mein Business wachsen durfte und ich mich selbst weiterentwickeln konnte?
• Wie habe ich meine Zeit und meine Ressourcen genutzt?
• Wie sehen meine Zahlen, Daten und Fakten aus dem letzten Jahr aus?
• Was waren meine schönsten Momente?
• Habe ich an meinen Werten oder meinem Warum festgehalten oder hat sich mit der Zeit etwas verändert?

Die Antworten auf diese Fragen bilden schon das Grundgerüst Deiner weiteren Planung.

2. Ziele – auffällig, leuchtend und prominent

Deine Ziele sollen Dir bei Deiner Ausrichtung und Orientierung helfen. Deshalb sollen sie auffällig sein, damit Du Dich orientieren kannst. Leuchten, damit Du immer wieder den Weg findest und prominent, damit Du sie nicht aus den Augen verlierst.

Schritt Nr. 1 – Sammeln:
Du schreibst alles auf, was Du im neuen Jahr verwirklichen und umsetzen willst. Nimm Dir dafür ausreichend Zeit. Notiere Dir wirklich jede Idee. Hast Du noch offene Punkte vom letzten Mal? Dann werden auch diese auf die Liste gesetzt.

Schritt Nr. 2 – das Aussortieren:
Welche dieser Ideen, die Du notiert hast, stimmen nicht mit Deinen Werten überein? Bringen sie Dich Deiner Vision und Deinem Warum wirklich näher?
Jede Idee, die das nicht tut, kannst Du von Deiner Liste entfernen.

Schritt Nr. 3 – Zusammenfassen:
Gibt es Ziele, die Du zusammenfassen könntest, weil sie zu einem großen und ganzen Hinführen, also gewissermaßen Teilziele darstellen?
Wieviel Ziele hast Du jetzt noch auf Deiner Liste?

Schritt Nr. 4 – Prioritäten:
Was sind Deine wichtigsten Ziele, die Du am Ende des Jahres auf alle Fälle erreicht haben möchtest? Wähle 3 bis 5 Ziele aus. Nicht mehr! Ansonsten läufst Du Gefahr, dass Du Dich verzettelst und den Fokus verlierst. Die übrig gebliebenen Ziele fasst Du in einer Ideenliste zusammen und holst sie später immer mal wieder hervor.

Schritt Nr. 5 – Formulieren Deiner Ziele:
Die Formulierung Deiner Ziele ist besonders wichtig! Viele Ziele werden einfach als Zahl abgebildet, z.B. „Mein Monatsziel sind 10.000€ Umsatz“. Null Emotionen, nur Fakten. Solche Ziele motivieren mich nicht. Sie bereiten mir eher Stress, nehmen die Freude und ich verfolge die Erreichung solcher Ziele nicht konsequent genug. Formuliere Deine 3-5 Ziele mit Herz und positiven Emotionen. Was Du bei der Festlegung Deiner Ziele beachten solltest, damit Du Sie auch erreichst, findest Du im nächsten Blogartikel „Motivierende Ziele und wie du sie erreichen kannst“.

3. Monats-, Wochen- und Tagesplanung

Nun beginnt das eigentliche Planen.
Such Dir ein Ziel heraus und überlege welche Zwischenschritte Du benötigst, um Dein großes Ziel zu erreichen. Formuliere auch hierfür Deine Teilziele. Breche diese soweit herunter, bis einzelne Aufgaben entstehen.

Hast Du dies festgehalten, dann nimm Dir Deine anderen Ziele vor und lege auch hierfür Zwischenziele und Aufgaben fest.

Nun überlegst Du – was musst Du für dein Ziel im nächsten Monat als erstes erledigt haben, damit Du das Hauptziel am Ende des Jahres erreichst? Nachdem Du Dein Monatsziel gesteckt hast, legst Du Deine notwendigen Wochenziele fest und dann gehst Du weiter eine Ebene nach unten. Welche Tagesaufgaben sind für das Erreichen des jeweiligen Wochenzieles notwendig?

Nun verfahre mit Deinen anderen Zielen auf gleicher Weise. Am Ende Deiner Planung hast du für jeden Monat, für jede Woche und pro Tag jeweils 3-5 Zwischenziele bzw. Aufgaben zu erledigen. Und dies ist völlig ausreichend!

Überprüfe noch kurz wieviel Zeit für die Erfüllung einzelner Aufgaben Dir in der Woche zur Verfügung steht. Erscheinen Dir 5 Aufgaben zu viel, weil es vielleicht intensivere Aufgaben sind, dann streich einfach zwei Ziele und setze diese an einen anderen Tag.

Überprüfe am Ende jeden Monats, ob Dein Weg noch der Richtige ist oder Du gegensteuern musst. Somit bleibst Du flexibel und es bleibt immer noch genügend Platz für Unvorhergesehenes. Du kannst ausprobieren und testen, ob der eingeschlagene Weg funktioniert. Wenn nicht, kein Problem! Denn Du hast immer noch genügend Zeit zu reagieren und eine andere Herangehensweise zu wählen.

Für unser Vorankommen, brauchen wir es aber etwas genauer. Wir haben ja nicht nur die Monatsziele festgelegt, sondern auch die Wochen- und Tagesziele. Auch diese müssen auf aktuellen Stand überprüft werden. Habe ich alle Aufgaben geschafft oder ist noch etwas unerledigt? Dann sollte dies natürlich neu verplant werden.

4. Puffer, Puffer, Puffer

Steck Dir nicht zu viel Ziele!

Plane Dir genügend Puffer ein. Lass bewusst größere Tagesabschnitte unverplant, um nicht in Zeitnöte zu geraten.

Damit bist Du freier, wenn z.B. überraschend ein Telefongespräch ansteht, Besuch unangekündigt vorbeischaut oder ein Kunde ein dringendes Problem hat.

Lasse Dir Freiraum für Spontanität und Ungeplantes. Denke auch an Deine „Slack Time“: einfach mal planmäßig „nichts“ tun und die Gedanken kreisen lassen.

Wir neigen dazu, viel zu viele Dinge in unsere Planung einzubauen. Aber Du musst nicht Deine ganze Woche oder Deinen ganzen Tag durchstrukturieren.

Es geht nicht alles auf einmal. Wenn am Ende des Tages ganz viele Sachen unerledigt auf dem Plan stehen, frustriert dies ungemein und führt schnell zur Überforderung.

Um einen genauen Überblick für Dein Zeitmanagement zu bekommen, notiere die Zeit, die Du wirklich für die Ausübung der Aufgaben benötigst. So bekommst Du ein Gefühl, welche Dinge am Tag oder in der Woche ungefähr machbar sind und Deine Planung wird realistischer.

Vergiss aber nicht Deine Wochen- und Tagesziele für die darauffolgende Zeit anzupassen.

Wenn Du dann noch Zeit am Tag oder in der Woche findest, schaue in Deine Ideensammlung und picke Dir da etwas heraus, worauf Du Lust hast oder was Dich in der Zielerreichung zusätzlich weiterbringt.

5. Beziehe Deine anderen Lebensbereiche in die Planung mit ein

Ein erfülltes Leben besteht nicht nur aus den beruflichen Zielen. Beziehe Dein Umfeld und Deine Lebensbereiche (Gesundheit, Finanzen, Beziehungen, Persönlichkeit) ebenso in Deine Ziele mit ein.

Was möchtest Du bezüglich Deiner Gesundheit, Finanzen, Beziehungen und Deiner Persönlichkeit im Jahr erreichen? Lege hier Deine Ziele ebenso fest und beziehe sie in Deine Planung mit ein.

Im Vergleich mit Deinen beruflichen Zielen solltest Du schauen, dass die Ziele nicht zueinander in Widerspruch stehen. Optimal wäre, wenn sich die Ziele unterstützen oder ergänzen.

6. Tools zur Unterstützung

Um entspannt zu planen und keine meiner Aufgaben und Ziele zu vergessen, testete ich verschiedene Tools und Varianten, wie Trello, ToDoist, Online-Kalender, offline-Kalender.

Ich brauchte eine Struktur, die für mich passte und ich nicht nach kurzer Zeit wieder aufgab. Eine Struktur, an der ich mich orientieren konnte, aber auch gleichzeitig sehr flexibel und v.a. einfach war.

Und da entdeckte ich Trello für mich und lernte es lieben.

Die einfache Benutzeroberfläche und das flexible Konzept sind für mich einfach perfekt.

Du kannst verschiedene Boards anlegen: So habe ich einen Redaktionsplan, meine Aufgabenliste, mein Blogboard und die Kunden-und Auftragsabwicklung. Gleichzeitig konnte ich mir Fristen setzen, bis wann Dinge erledigt sein mussten.

Nun heißt es: Planung beenden und ins TUN kommen. Denn ohne Tun erreicht man nicht die Ziele.

Aber auch das Dranbleiben ist sehr wichtig. Wie oft hast Du schon gefasste Projekte oder Ziele auf halber Strecke aufgegeben oder nicht intensiv weiterverfolgt?

Drei Dinge sind hierbei besonders wichtig:
Spaß, Vertrauen und vertrauenswürdige Menschen!

Gemeinsam geht es besser: Besonders wichtig ist es, auch mal um Hilfe zu bitten und Feedback zu bekommen. Oder einfach nur jemanden zu haben, der einfach nur zuhören kann.

Es darf natürlich auch mal unrund laufen. Niemand ist perfekt, wir funktionieren nicht jeden Tag gleich.

Solltest Du merken, dass Du bei Deiner Zielerreichung hinterherhinkst oder gar diese nicht erreichst, dann verurteile Dich nicht. Reflektiere vielmehr, was funktioniert hat, was vielleicht nicht und warum es nicht funktioniert hat. Frage Dich „Was würde ich jetzt anders machen?“

Aber viel wichtiger: konzentriere Dich noch mehr auf die Dinge, die Du gut gemacht hast. Es ist immer viel leichter und vor allem erfolgsversprechender, seine Stärken weiter zu stärken, als seine Schwächen mit viele Mühe ein wenig zu reduzieren.

Wie planst Du bzw. planst Du überhaupt? Ich würde mich freuen, Deine persönliche Planungsmethode kennenzulernen.

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